PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN

PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN

LATAR BELAKANG        

Manusia di dalam kehidupanya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusai terbentuk dari hasil integrasi social dengan sesame dalam kelompok dan masyaraka. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepmimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang  terdiri dari atasan dan bawahanya.

Diantara kedua belah pihak (atasan dan bawahanya) harus ada komunikasi secar dua arah tau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita. Baik cita- cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Komunikasi dapat dipandang sebagai sarana untuk menyalurkan masukan sosial kedalam system social. Komunikasi juga merupakan saran memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi dan sarana untuk mencapai tujuan.

Dalam dunia usaha dewasa ini, informasi mengalir lebih cepat. Kemacetan yang sangat singkat sekalipun dalam lini produksi yang bergerak cepat dapat menyebabkan kerugian besar karena hilangnya hasil produksi. Unsure penting lainnya adalah jumlah informasi yang makin lama makin membengkak dan sering menyebabkan beban informasi yang berlebihan, yang sebenarnya diperlukan bukanlah informasi yang lebih banyak, tetapi informasi yang relevan. Dengan demikian perlu ditentukan jenis informasi yang diperlukan manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang efektif.

DEFINISI KOMUNIKASI

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin Communicatus, yang berarti “berbagi” atau “menjadi milik bersama”. Dengan demikian, kata komunikasi menurut kamus bahasa mengacu pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan.

Sedangkan untuk istilah organisasi berasal dari bahasa Latin Organizare, yang secara harafiah berarti perpaduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu system yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi dan pentingnya hampir tidak bisa terlalu ditekankan. Ini adalah proses transmisi informasi, gagasan, pikiran, pendapat dan rencana antara berbagai bagian organisasi.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Hal ini tidak mungkin untuk memiliki hubungan manusia tanpa komunikasi. Namun, komunikasi yang baik dan efektif diperlukan tidak hanya untuk hubungan manusia yang baik tetapi juga untuk bisnis yang baik dan sukses.

Jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Ada pula pengertian komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy, 1989:214). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Pada pokoknya komunikasi adalah: pusat dan minat dari suatu situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima (Moore, 1988:89). Di dalam suatu organisasi ternyata komunikasi sangat memegang peranan penting, karena komunikasi adalah alat yang dapat digunakan oleh semua pihak. Tinggal bagaimana suatu pihak mempergunakan dengan tepat , jika komunikasi yang disampaikan tidak tepat maka akan terjadi kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:

1.       Komunikasi Vertikal

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.

2.       Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.

3.       Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.

Komunikasi Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

GAYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss:

1.   Gaya komunikasi mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

2.   Gaya komunikasi dua arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3.   The Structuring Style 

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4.   The Dynamic style 

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5.   The Relinguishing Style 

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6.   The Withdrawal Style 

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.[3]. Empat Dimensi Komunikasi organisasi

1.   Downward Communication

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

1.      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

2.    Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

3.      Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

4.      Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):

1.      Metode tulisan

2.      Metode lisan

3.      Metode tulisan diikuti lisan

4.      Metode lisan diikuti tulisan

5.   Upward Communication

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

1.      Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

2.      Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

3.      Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

4.      Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

1.      Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

2.      Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai

3.      Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai

4.      Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

3. Horizontal communication

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

1.      Memperbaiki koordinasi tugas

2.      Upaya pemecahan masalah

3.      Saling berbagi informasi

4.      Upaya pemecahan konflik

5.      Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

1.   Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung

2.  Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya

SUMBER:

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi , (Diakses pada tanggal 3 April 2013, jam 20.00)

http://www.slideshare.net/adityalakzak/makalah-teh-cucu , (Diakses pada tanggal 3 April 2013, jam 20.00)

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2069026-fungsi-komunikasi-dalam-organisasi/ , (Diakses pada tanggal 3 April 2013, jam 20.00)

http://indahdear.blogspot.com/2010/11/peran-komunikasi-dalam-perusahaan.html , (Diakses pada tanggal 3 April 2013, jam 20.00)

http://cimuncangcoorp.blogspot.com/2011/01/peran-organisasi-dalam-perusahaan.html , (Diakses pada tangal 3 April 2013, jam 20.00)