PPSI – Pretest dan Postest Susunan Staf

Pretest: Susunan Staf

Soal: Apa saja yang perlu diperhatikan pada saat memilih anggota tim proyek? Jelaskan.

Jawaban:

Yang perlu diperhatikan pada saat memilih anggota tim proyek:

1.   Analisis Pekerjaan, Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dijelaskan kepada orang lain.

2.     Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi, Tenaga kerja yang diperlukan proyek dapat diperoleh dari salah satu atau beberapa sumber, yaitu:

a)      Induk atau anak perusahaan (apabila proyek dimiliki oleh kelompok perusahaan),

b)      Daerah sekitar lokasi dan tempat proyek,

c)      Sumber tenaga kerja nasional

d)     Sumber tenaga kerja internasional-individual expert, subcontracting, technical assistances, management assistances.

3.  Produktivitas, Produktivitas mengandug arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai(output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input).

4.       Pelatihan dan Pengembangan, Program latihan dan pengembangan bertujuan untuk menutupi gap antara kecakapan karyawan dan permintaan jabatan.

5.     Prestasi Kerja, Hasil penilaian prestasi kerja karyawan dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.

6.        Kompensasi, Cara manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan adalah melalui kompensasi. Kompensasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang diterima karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka.

7.        Perencanaan Karier

Konsep dasar perencanaan karier:

a)  Karier sebagai suatu urutan promosi atau transfer ke jabatan-jabatan yang lebih besar tanggung jawabnya atau ke lokasi-lokasi yang lebih baik selama kehidupan kerja seseorang.

b)   Karier sebagai petunjuk pekerjaan yang membentuk suatu pola kemajuan yang sistematik dan jelas (membentuk satu jalur karier).

c)  Karier sebagai sejarah pekerjaan seseorang atau serangkaian posisi yang dipegangnya selama kehidupan kerja.

Kriteria umum yang digunakan untuk memilih anggota tim proyek adalah sebagai berikut:

1.        Memiliki komitmen pada tujuan proyek dan mampu menyelesaikan-nya.

2.        Kemampuan untuk berkomunikasi dan membagi tanggung jawab.

3.        Fleksibilitas, dapat berpindah dari satu kegiatan pekerjaan ke kegiatan pekerjaan lainnya, sesuai dari skedul dan kebetuhan proyek.

4.        Kemampuan teknis.

5.        Kemauan untuk mengakui kesalahan dan memperbaikinya.

6.        Konsentrasi pada pekerjaan.

7.    Kemampuan untuk mengerti dan bekerja berdasarkan jadwal dan pengadaan sumber daya.   Misalnya, mau kerja lembur jika dibutuhkan

8.     Kemampuan untuk saling mempercayai, bukan seperti seorang pahlawan yang  mampu bekerja sendiri.

9.        Seorang wiraswasta, tetapi terbuka pada usulan dan gagasan.

10.    Kemampuan bekerja pada lebih dari satu atasan.

11.    Kemampuan bekerja tanpa dan di luar struktur formal.

12.    Memiliki pengetahuan dan pengalaman dengan peralatan manajemen proyek.

Postest: Susunan Staf

Soal: Jelaskan tugas masing-masing anggota tim proyek?

Jawaban:

1.      Manajer Proyek (Project Manager). PM adalah posisi pertama yang harus diisi. Pekerjaan ini diisi ketika proyek masih sekilas di mata orang, karena PM yang pertaman menentukan apakah sebuah proyek dapat dikerjakan atau tidak. Manajer tingkat atas menugaskan PM. Mereka mencari seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik. Keahlian keahlian lain yang mereka cari adalah pengetahuan tentang manajemen proyek, kemampuan mengorganisasi, dan keahlian teknik. Kadang-kadang pekerjaan PM membutuhkan aksi yang tidak umum seperti berkata “Tidak” untuk perubahan permintaan yang menyimpang, mengumumkan kesalahan, atau mendisiplinkan orangorang. PM harus mengetahui orang-orang yang terlibat sama seperti dalam politik, prosedur-prosedur pemakaian, dan proyek perusahaan.

2.   Pimpinan Proyek (Project Leader). Pimpinan Proyek adalah posisi kedua yang harus diisi. Sangatlah baik jika PM memilih orang ini. Pertama, PM harus bernegosiasi dengan Manajer Fungsional untuk tugas-tugas PL, kemudian yakinkan PL untuk bergabung dalam tim. PL terdaftar pada proposal karena banyak detail proposal dikerjakan oleh PL. Pekerjaan ini sangat bersifat teknis, karenanya pilihlah ahli yang terbaik. Jangan mencari orang yang tidak mempunyai pendirian. Lebih baik mencari orang yang dapat mengingat pembuatan detail keseluruhan proyek tersebut. PL juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. PL akan memimpin keseluruhan wawancara dengan user dan menjadi pengawas harian bagi programmer.

3.   Programmer. PM dan PL akan mulai berpikir tantang siapa yang dapat membentuk tim pemrograman dan bertanya pada Manajemen Fungsional (jika diperlukan) tentang kemampuan orang-orang ini (Programmer). Kemudian, ketika kontrak ditandatangani, mulailah mengumpulkan tim programmer Anda. Pertama pilihlah Programmer dengan kemampuan pemrogramannya. Sebagai tambahan carilah keterangan tentang pengalaman mereka, tetapi bukan seseorang yang sudah melakukan hal yang sama selama 5 kali berturut-turut – orang ini akan bosan. Jika kandidat tersebut tidak memiliki pengalaman yang sesuai, hal lain yang dapat dipertimbangkan adalah latar belakang tentang sistem operasi, atau hal lainnya.

a)     Programmer Ahli (The Guru Programmer)

Programmer Ahli atau “Hacker” bekerja secara misterius, pada jam-jam yang aneh; suka menentang dan tidak mau diatur, hanya ingin mengerjakan tugas sesuai dengan keinginanya. Tetapi ahli dalam bidangnya, dapat membuat program tugas-tugas yang rumit 10 kali lebih cepat dari orang lain.

b)     Programmer Pemula (The Junior Programmer)

Programmer pemula biasanya memiliki bakat dan mempunyai keinginan untuk membuktikan diri mereka. Ada dua keahlian, bagaimanapun itu tidak selalu diajarkan di sekolah : komunikasi tim dan komunikasi manajemen.